Como fazer uma gestão de fluxo de caixa eficiente?

Ao decidir criar um negócio próprio, nem sempre os empreendedores são formados em administração ou áreas similares. Mas isso não é nenhum problema, só é importante pesquisar e estudar determinados assuntos para cuidar do seu negócio e saber como fazê-lo prosperar.

Um dos conceitos fundamentais para qualquer empresa é a gestão de fluxo de caixa. Por isso, no texto de hoje, vamos falar sobre o que é, qual é a sua importância, como fazer, quais são as dicas e muito mais. Confira mais detalhes!

O que é fluxo de caixa?

Basicamente, o fluxo de caixa é o controle de gastos e ganhos de uma empresa em um determinado período de tempo e a categorização de cada um deles. Em outras palavras, é o controle documentado de dinheiro que entra e sai da empresa num mês, numa semana ou num semestre, por exemplo.

Vamos pensar numa família que, para pagar as contas no fim do mês, precisa administrar os salários e as despesas. O fluxo de caixa envolveria então: os salários, pensões, mesadas, bônus de horas extras, contas de luz, água, compras no mercado, transporte, convênios de saúde, mensalidades de escola etc. Ou seja, tudo que aquele grupo gastou e gastará, ganhou e ganhará dentro do mês.

Por que é importante fazer a gestão de fluxo de caixa?

Para a família, uma análise como essa é fundamental para garantir a sobrevivência e o bem-estar de todos. Por isso, é essencial entender de onde vem o dinheiro, para onde está indo a maior parte dele e, dessa forma, otimizar receita e despesas.

Para a empresa é a mesma lógica — afinal, sem esse planejamento, o negócio também pode adoecer e não sobreviver.

A gestão do fluxo de caixa mostra como está a entrada e saída de dinheiro do negócio. Com essas informações, o empreendedor pode ter uma noção real da situação financeira do seu negócio e tomar decisões mais assertivas. Por exemplo:

• Projetar quanto, de fato, a empresa terá em caixa em determinados períodos do mês para decidir qual é a melhor data de pagamento para as contas e se alguma delas precisa ser parcelada ou renegociada;
• Definir quando reajustar os preços dos produtos e qual a porcentagem;
• Saber quais produtos vendem mais ou em quais períodos a receita da empresa está maior e, portanto, pode arcar com novas contratações ou compras de equipamento;
• Saber qual é o melhor momento para expandir o seu negócio;
• Não ter uma visão equivocada do negócio. Por exemplo, saber que ela é lucrativa, mas identificar quais são os períodos de baixo fluxo de caixa;
• Saber em quais períodos o time comercial precisa trazer mais receita para a empresa;
• Analisar quais despesas podem ser cortadas ou suspensas por determinados períodos;
• Saber qual é o mínimo de receita que a empresa precisa e em quais meses sobra dinheiro para compensar os meses de baixa;
• Ter uma noção geral do crescimento da empresa;
• Controlar precisamente as transações da empresa;

Além disso, a análise da gestão do fluxo de caixa empresarial é um documento primordial para qualquer pessoa que pense em investir no seu negócio.

6 dicas para fazer uma boa gestão de fluxo de caixa

Para que você mantenha em dia este controle tão importante para qualquer tipo de empresa, separamos 6 dicas valiosas:

1. Considere adquirir um software 

Para fazer a gestão do fluxo de caixa, uma planilha de Excel bem montada, que pode ser acessada e editada facilmente pelo financeiro da empresa, pode ser uma grande aliada.

No entanto, a longo prazo, para economizar tempo, automatizar processos e deixar esta atividade mais prática, é interessante contar com um software especializado. Existem diversas ferramentas disponíveis no mercado, basta encontrar a que melhor se encaixa no perfil do seu negócio.

No e-commerce, os ERPs ajudam muito essa parte de controle de entrada e de saída, além de ser um grande aliado na hora de emitir nota fiscal e emitir etiqueta dos Correios.

2. Registre as transações do seu negócio

“Ah, mas eu comprei uma caixa de envelopes que custou só R$ 5,00”.

“Eu fiz a venda de um produto que custa apenas R$ 1,50”.

Toda e qualquer transação deve ser registrada. Nenhuma pode ficar de fora. Isso dará a visão geral necessária do seu negócio, ajudando a evitar gastos desnecessários e permitindo controlar as saídas, estoque e caixa do seu negócio.

Além disso, pode te ajudar na hora de calcular os impostos, dependendo da modalidade que sua empresa se encontra.

3. Categorize receitas e despesas

Em receitas, há os investimentos, as vendas, os empréstimos e muito mais. Em despesas, há as contas fixas, as contas variáveis, investimentos em marketing, pagamento dos empréstimos e os outros gastos que você tem no seu negócio por menor que seja.

Categorize o que entra e o que sai do caixa da empresa para ter uma noção melhor das maiores fontes de receita e/ou despesa. E, caso haja algum gargalo financeiro, você consiga identificar e corrigir o quanto antes.

Por exemplo, nas despesas, pode ter uma categoria para “compra de materiais para embalagem” em que entram caixas, fitas adesivas, papel etc., outra para “despesas da loja virtual” que podem incluir pagamento de domínio, plataforma, certificados de segurança e assim por diante. O importante é você entender suas despesas e categorizá-las da melhor forma para seu negócio.

4. Olhe para trás

Analise receitas e despesas passadas para ter uma noção melhor das entradas e saídas periódicas. 

Por exemplo, se tem um pico de vendas e/ou o pagamento de um determinado imposto que ocorre em janeiro, você só se lembrará dele se olhar para as transações de janeiros anteriores do seu negócio.

Essa análise te ajudará a conhecer melhor o seu negócio e o cenário na qual você atua. Saber, e se preparar, para um período de baixo do seu negócio é super importante para seu fluxo de caixa não sofrer.

5. Olhe para frente

A mesma lógica serve para o futuro. Conte com a ajuda da sua equipe para registrar novas receitas e despesas que só ocorrerão futuramente, fazendo projeções. Neste caso, uma dica é destacar essas transações com uma cor diferente ou incluí-las em uma categoria especial para lembrar que são previsões de entrada ou saída de valores.

Isso é especialmente importante para evitar dívidas e gastos com valores que ainda não entraram em caixa e podem sofrer imprevistos.

6. Encoraje o comprometimento da equipe

Se você trabalha com funcionários que lidam com o financeiro da sua equipe, a falta de atenção de um profissional pode afetar a gestão do fluxo de caixa da empresa inteira.

É claro que erros acontecem, mas é importante capacitar toda a equipe (ou você mesmo/a, caso a sua empresa seja pequena) para utilizar um software, uma planilha e as ferramentas de gestão de fluxo de caixa.

Ter uma rotina de análise de dados e disciplina é essencial para conseguir controlar o fluxo de caixa da sua empresa.