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Como priorizar tarefas para otimizar processos do seu negócio

Várias pessoas dos mais diversos ramos de atividade sentem que estão sempre correndo, não têm tempo para fazer tudo o que querem ou precisam e ainda ficam esgotadas. Se você monta o próprio negócio, deve ter atenção redobrada para conseguir movimentar o empreendimento e alcançar metas, porém sem abrir mão do bem-estar. Uma excelente forma de fazer isso é priorizar tarefas para otimizar o tempo, os recursos, os processos e os esforços no geral. Venha conferir mais sobre este tema no texto de hoje.

A importância de priorizar tarefas para otimizar seu negócio

Alguns dos benefícios de priorizar tarefas são:

Economia de tempo. Você não vai perder tempo com tarefas que podem ser realizadas em outros momentos ou que não são realmente importantes.

Ter uma visão global das suas tarefas.

Saber delegar. Você vai conseguir analisar quais tarefas precisam ser feitas por você e quais podem ser feitas por outra pessoa com a sua supervisão.

Tranquilidade. Você não vai mais ficar preocupado porque tem mil tarefas para realizar. Todas elas estarão listadas e priorizadas. Além disso, se um imprevisto acontecer, você estará mais bem preparado para encaixá-lo na sua agenda.

Controle. Você saberá exatamente quando realizará determinada atividade.

Equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. Com as suas tarefas priorizadas, você vai conseguir otimizar melhor o seu tempo e não vai precisar passar noites em claro ou horas extras trabalhando.

Principalmente se sua empresa for pequena ou contar só com você, é importantíssimo priorizar tarefas para otimizar o seu tempo. Isso lhe trará os benefícios citados acima e consequências muito positivas.


4 metodologias que ajudam a priorizar tarefas para otimizar

Há diversos métodos de organização de tarefas disponíveis. Por exemplo:

• GTD – Criado por David Allen, o método lista 5 etapas de priorização: Capturar, Esclarecer, Organizar, Refletir e Engajar.
• Hierarquia de propósito – Criado por Antonio Nieto-Rodriguez, o método lista a seguinte estrutura para a priorização: Propósito, Prioridades, Projetos, Pessoas e Desempenho.
• RICE – Criado por Sean McBride, utiliza os itens Alcance, Impacto, Confiança e Esforço para pontuar e priorizar tarefas para otimizar.
• Modelo Kano – Utilizado para o desenvolvimento de produtos, o modelo categoriza 5 requisitos para a satisfação do cliente: os obrigatórios ou necessários, os unidimensionais ou de desempenho, os atrativos, os indiferentes e os reversos.


Dicas rápidas para priorizar tarefas

Há algumas dicas que podem ser seguidas para lhe ajudar a organizar e classificar suas tarefas.

Analise a consequência das tarefas

Quais são as tarefas que trarão consequências muito negativas se não forem executadas logo? Saber disso, é um dos motivos para trazer essa tarefa para o topo da sua lista.

Consequência monetária

Certas tarefas têm como consequência a perda ou o ganho de dinheiro. Estas também merecem a sua atenção.

Saiba delegar

O ideal seria dar conta de tudo. Afinal, ninguém executa uma tarefa exatamente da mesma forma que nós. No entanto, investir em treinamento de outras pessoas para explicar quais são os processos de execução e de tarefas, confiando na contribuição que elas podem trazer, é fundamental para delegar.

4 ferramentas para otimizar seu empreendimento

Após escolher o método que mais combina com a sua empresa e com o seu perfil, é importante saber que há ferramentas disponíveis que podem lhe ajudar a organizar as suas tarefas. São elas

1. Trello

Gratuito, com versão mobile e desktop, o Trello organiza num quadro todas as listas de atividades que você tem para fazer. Dessa forma, você pode dividir suas atividades em listas, definir prazos, prioridades, responsáveis e acompanhar o status de cada uma delas.

2. Asana

Se você trabalha com uma equipe, o Asana é perfeito para você. Com versão gratuita e premium além de versão para mobile e desktop, ele permite a criação de projeto, troca de ideias entre os envolvidos, definição de prazos e muito mais.

3. Momentum

Disponível apenas para dispositivos Apple, o Momentum é super completo: além de ordenar as tarefas, ele envia lembretes, define metas semanais junto com você, viabiliza anotações e apresenta relatórios de produtividade para você ver quais categorias estão consumindo mais o seu tempo.

4. Todoist

Gratuito e com versão premium, o Todoist lhe ajuda a não esquecer nenhum dos seus afazeres e a organizar seu dia e a sua semana. Ele também permite que você analise seu progresso e veja como está evoluindo ao priorizar tarefas para otimizar.

Gostou de saber como priorizar tarefas para otimizar o seu negócio e suas atividades? Leia também nossas 10 dicas para o bem-estar do empreendedor!

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