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Aderir à contabilidade online já não é uma opção, mas uma necessidade urgente para empresas de todos os portes. E para quem duvida disso, um resgate das estatísticas sobre uso de internet no Brasil pode ajudar. Afinal, estamos sempre nas primeiras posições em quase todos os rankings, em diferentes critérios e categorias.

No WhatsApp, por exemplo temos, de cada 10 usuários, um é brasileiro, tendo um total de 120 milhões de usuários ativos em nosso país. Esse número astronômico é, por si só, uma evidência de que não se pode mais deixar de ser digital, e isso inclui as empresas.

O segmento contábil, por sua vez, já está em acelerado processo de transformação. Hoje, as empresas que se destacam são todas baseadas na web. Embora muitas tenham sedes físicas, não há mais a antiga dependência de instalações e pesados escritórios para exercer suas atividades.

Por isso, e para esclarecer os pontos mais relevantes no processo até tornar-se online, elaboramos este artigo. Esperamos que você tenha uma leitura agradável e produtiva!

O que é contabilidade online e quais são seus objetivos?

A contabilidade online nasce a partir da massificação dos meios eletrônicos como recursos que ultrapassam a esfera da comunicação. É, por assim dizer, um desdobramento de um conceito amplamente em voga, o de Internet das Coisas (IoT).

Desse modo, vale destacar a definição de IoT feita pela entidade mais representativa do segmento mundialmente, a Internet Society:

(…) extensão da conectividade de rede e capacidade de computação para objetos, dispositivos, sensores e outros artefatos que normalmente não são considerados computadores.

Ou seja, a propriedade de estar em rede e conectado o tempo todo já não é uma característica exclusiva dos dispositivos eletrônicos de comunicação. Todas as coisas, hoje, estão ligadas em rede ou, pelo menos, operam a partir dela.

Até a área médica já se deu conta de que não se pode mais abrir mão das atividades pela web. Uma pesquisa no Google nos mostra uma grande variedade de serviços de saúde online não só para tirar dúvidas, mas como canal para realização de consultas reais.

E se até mesmo o bem-estar e a saúde humana já encontram soluções sem a necessidade da presença física de profissionais, por que seria diferente com serviços contábeis? Dessa forma, pode-se dizer que a contabilidade online tem como objetivo a expansão da capacidade de atendimento dos contadores. Assim como a Internet das Coisas, a contabilidade também passa a estender seus “tentáculos”, ampliando o acesso à informação.

No Brasil, em que o empreendedorismo por necessidade ainda é um desafio a superar, a missão do contador digital é mais árdua, mas não menos nobre. Afinal, temos hoje mais de 8 milhões de MEI’s ativos. Trata-se de um contingente que, há muito pouco tempo, sequer imaginava recorrer à contabilidade, “esse serviço para empresa grande”.

Felizmente, como veremos na sequência do artigo, muita coisa já mudou — e para melhor!

Como a contabilidade online funciona?

É preciso destacar, ainda, que o próprio fisco brasileiro já deixou os padrões tradicionais de cobrança de impostos para trás há algum tempo. Para o governo, o papel faz parte do passado, e isso já é razão mais que suficiente para que a sua empresa também o faça. Diante de órgãos de controle governamentais totalmente digitalizados, seria um tremendo contrassenso achar que a contabilidade poderia atuar de forma diferente, não é verdade?

Assim, os contadores online têm, na internet, o ambiente em que prestam serviços aos seus clientes. Para isso, são utilizados softwares, aplicativos e ERP’s integrados, entre outros recursos eletrônicos. Tais recursos, por sua vez, podem ser disponibilizados ininterruptamente, já que é comum que estejam baseados na nuvem. Portanto, a cloud computing tem um papel central no exercício das atividades desses profissionais.

Como veremos em detalhes mais à frente, são muitas as vantagens da prestação de serviços contábeis remotamente. Uma delas, ao contrário do que possa parecer, é a maior transparência. Isso porque registros contábeis e ambientes de validação de dados e cadastros estão sempre à disposição. Não é mais como no passado, em que o contador era o todo-poderoso guardião do Livro Razão, ao qual ninguém mais tinha acesso.

Logo, o funcionamento da contabilidade online é muito mais simples, direto e acessível, inclusive para a massa de Microempreendedores Individuais, que não para de aumentar.

Quais serviços a contabilidade online oferece?

Você até poderia argumentar, dizendo que MEI’s e microempresas (ME’s) não precisam de contabilidade. Já que é tudo tão simples para essas modalidades, qual seria a razão para investir tempo e dinheiro nesse tipo de serviço?

Pense agora no seu Imposto de Renda de Pessoa Física. Até mesmo para quem é isento, preencher uma declaração com centenas de campos e cálculos desconhecidos pode ser desafiador. Não se engane. Por mais que empresas de pequeno porte tenham uma vida mais simples na hora de pagar impostos, é fato que, cedo ou tarde, elas precisarão de serviços como os seguintes.

Emissão de notas fiscais

Não basta apenas emitir notas fiscais. Existem procedimentos, formatos e obrigações vinculadas a esses documentos que podem passar batido. Quando isso acontece, o resultado não é outro: multa.

Folha de pagamento e pró-labore

Outro problema que pode acontecer em uma empresa que não tenha apoio contábil em suas atividades é a mistura de finanças pessoais com as da firma. A contabilidade online orienta em relação ao que fazer a respeito da remuneração de sócios ou do empreendedor individual.

Apuração e pagamento de impostos

Você sabia que existem diversas despesas que podem ser deduzidas do Imposto de Renda tanto para pessoa física quanto para pessoa jurídica? Para isso, a contabilidade digital também pode fazer a diferença, orientando, inclusive, na hora de um possível desenquadramento.

Quais as diferenças entre contabilidade online e contabilidade tradicional?

Em uma análise imediata e superficial, não é difícil perceber quais as diferenças entre o modelo tradicional de contabilidade e o que opera, hoje, em plataformas digitais. A mais evidente é o nível de digitalização, muito maior na versão online. Contudo, esse overview não é suficiente para levar a uma conclusão mais precisa.

Na verdade, tais diferenças não representam a preponderância de um modelo sobre o outro. Embora a vertente contábil digital seja vantajosa por muitos aspectos, a contabilidade tradicional ainda encontra campo para atuar.

Em relação ao uso da internet como canal de comunicação, por exemplo, não há diferenças tão marcantes. As empresas contábeis tradicionais certamente estão antenadas o bastante para saber que não dá para ficar sem um número de WhatsApp hoje. A questão não é o uso da internet em si, mas o nível de autonomia e independência que o cliente passa a ter. Na contabilidade online, processos contábeis são “desmistificados”, já que podem ser operados virtualmente, por softwares desenvolvidos com essa finalidade.

Logo, cabe ao cliente tomar a iniciativa e tocar suas rotinas com total liberdade. À empresa parceira, cabe fornecer as ferramentas para que processos como emissão de notas fiscais e obrigações acessórias sejam executados e auxiliar sempre que surgir algum obstáculo. Portanto, tudo é mais simples, direto e transparente. A figura do contador, nesse contexto, acaba por se tornar mais estratégica, afinal, cedo ou tarde, dúvidas, sugestões e questionamentos vão surgir.

O que interessa para o cliente é que, sendo online, o foco das dúvidas passa a ser mais ligado à melhoria do negócio, e não a resolver problemas que pouco agregam. Tudo isso, naturalmente, permite a prestação de serviços a um custo muito mais baixo, se comparado com a contabilidade tradicional.

Quais tipos de empresas podem usar a contabilidade online?

Em virtude da grande capilaridade que as plataformas digitais e o trabalho remoto propiciam, é possível estender os serviços contábeis digitais a todo tipo de negócio. Entretanto, para alguns, a contabilidade online será a única possibilidade de ter à disposição os recursos e apoio consultivo de especialistas em finanças e tributação. Isso porque a contabilidade tradicional apresenta custos proibitivos para empresas de menor porte.

Nesse sentido, microempresas e MEI’s são, sem dúvida, as modalidades mais beneficiadas pela digitalização dos processos contábeis. Como muitas das tarefas agora passaram a ser realizadas pelos próprios clientes, é possível eliminar custos. Assim, torna-se possível atender empresas que nem pensavam em contratar serviços de contabilidade por entenderem-nos como algo fora de sua realidade. É o caso da categoria MEI, criada para contemplar os trabalhadores autônomos que, antes, trabalhavam na semiclandestinidade.

Tendo em vista esse contingente antes informal, o governo arquitetou um modelo de empresa em que esses trabalhadores passaram a contribuir. Não há a obrigatoriedade de um contador, já que o regime tributário extremamente simplificado permite que cada um pague seus impostos sem burocracia.

Contudo, a contabilidade não se resume apenas a cuidar da tributação. Até mesmo MEI’s podem ter uma rotina contábil atribulada, dependendo da quantidade de notas fiscais que emitam ou da contratação de um empregado. Por esses motivos, a contabilidade digital é indicada para esses empreendedores. Ademais, não é porque a empresa é MEI que a possibilidade de crescer não exista. Pelo contrário, é em razão disso que torna-se essencial contar com especialistas.

Trata-se de um apoio para o dia a dia e também para orientar na hora de um desejado desenquadramento. E como uma fase nova nos negócios é sempre cercada de muita expectativa, nada melhor do que ter um suporte contábil para diminuir a ansiedade.

Quais são as vantagens da contabilidade online?

Há, ainda, diversos motivos que justificam a adesão ao modelo online de contabilidade, seja a sua empresa grande ou um negócio individual. Perceba que digitalizar não é o mesmo que desumanizar, estando mais próximo da ideia de ampliar o alcance de suas atividades.

Com o uso da tecnologia, como veremos em seguida, é possível obter resultados que, manualmente, jamais seriam alcançados. Tarefas já consolidadas ou repetitivas poderão ser feitas automaticamente, e até o atendimento melhora quando a contabilidade online se faz presente. Entenda os motivos.

Otimização do tempo

Validar informações contábeis pode ser um processo muito trabalhoso quando confiado apenas à mão humana. Isso influi diretamente no fator tempo, que continua a ser o ativo mais valioso com que uma empresa pode contar. Por isso, não dá para perder horas ou dias apenas na conferência de documentos ou na inspeção dos registros contábeis “no olho”. Quando a contabilidade online entra em cena, o que antes poderia levar horas para ser feito poderá ser executado instantaneamente.

É o caso da emissão de notas fiscais, que passa a ser automatizada. Isso evita o preenchimento equivocado de campos, eliminando a necessidade de revalidações. Além disso, notas fiscais sempre corretamente preenchidas evitam o posterior envio de novos documentos ou de notas em regime de contingência.

Redução de custos

Para um MEI ou ME com faturamento reduzido, é inviável contratar uma empresa de contabilidade tradicional, em virtude dos já citados custos proibitivos. Isso porque esse tipo de escritório contábil opera com infraestrutura mais robusta. Sendo assim, acaba por repassar aos clientes os custos por todo o seu aparato físico e pelo tempo de seus profissionais.

Situação distinta acontece nas empresas de contabilidade online. Embora muitas tenham sedes físicas, suas rotinas são 100% remotas, dispensando a interação ao vivo.

Como o cliente é o senhor de diversas tarefas contábeis, fica dispensada a intervenção de um contador para tratar de questões mais triviais e de rotina. O suporte automatizado se encarrega de processos como recolhimento de dados, cálculos e tudo que estiver ligado a tarefas que se repetem.

Praticidade

Se, à menção do termo “online”, sua associação é com a palavra “praticidade”, então você já tem uma boa ideia da maneira de funcionar da contabilidade pela web. Como toda a gestão das operações passa a ser digital, todos os processos ganham muito mais agilidade. Não menos importante, o acesso remoto permite que você controle todas as suas atividades, não importa onde esteja. O acompanhamento das rotinas contábeis, nesse aspecto, fica muito mais fácil.

Imagine, por exemplo, que você precise se ausentar da empresa por um período mais longo ou tenha que viajar a negócios. Não será mais necessário delegar a alguém a tarefa de “vigiar” a empresa. Basta acessar seus registros pelo painel de login e toda a sua contabilidade estará ali, bem na sua frente, em qualquer lugar.

Segurança

A cloud computing representa um passo à frente não apenas na questão da mobilidade e praticidade. Os ganhos em segurança são significativos, em virtude da criptografia de arquivos, senhas e dados.

É como se todas as suas informações contábeis fossem transcritas para um código indecifrável, o que inibe a ação de hackers mal-intencionados. Outro aspecto relacionado à segurança de dados é que fica dispensada a guarda de documentos em papel. Dessa forma, o risco de danos físicos ou extravio é neutralizado, já que arquivos como notas fiscais, comprovantes e recibos estarão armazenados em formato digital.

Independência

Lembra que frisamos a maior autonomia proporcionada pela contabilidade online? Essa é uma vantagem considerável, uma vez que coloca você no centro das decisões. No modelo contábil antigo, era o contrário. Ou seja, os líderes e donos de empresas ficavam à margem, uma vez que só os contadores podiam executar ações ligadas à contabilidade.

Tudo isso agora faz parte do passado, já que não tem mais sentido que os profissionais contábeis acumulem exclusivamente para si as tarefas de rotina. Estamos em tempos de cultura do compartilhamento, e isso inclui até mesmo o conhecimento técnico. Para os gestores, isso é muito bom, porque aumenta a independência; para os contadores, representa um avanço, já que podem aplicar seu know how em atividades mais nobres e estratégicas.

Transparência

Uma demanda comum nas empresas é a conferência de documentos fiscais para posterior envio ao fisco. Se houver erros, são impostas multas e penalidades que podem comprometer até a sua credibilidade, já que algumas são passíveis de consulta externa.

Assim sendo, a contabilidade aumenta a transparência no momento de garantir a correção da documentação a ser enviada. É o caso do já destacado preenchimento de NF-e, que, sendo feito eletronicamente, elimina o risco de falha humana. Não se pode deixar de dizer que, em uma empresa que abra mão da tecnologia, quanto maior o volume, maior será esse risco.

Além disso, a transparência é muito maior, já que eventuais inconsistências entre os dados contábeis registrados e os que são repassados ao fisco podem ser confrontadas. Os softwares, nesse aspecto, são fundamentais, já que podem realizar varreduras nos documentos, apontando possíveis erros.

Qualidade no suporte

Nada pior para quem está à frente de uma empresa do que não ter o feedback do seu contador na hora em que precisa. Esse é outro problema que não existe na contabilidade online, já que é possível prestar suporte remotamente, em tempo real.

Aqui, vale destacar a aplicação de um outro conceito: o de comunicação integrada. Empresas que operam dessa forma contam com canais totalmente interligados de comunicação. Logo, telefone, celulares, chat e e-mail compõem uma rede única, em que o fluxo de mensagens é otimizado por meio de sistemas que integram essas mídias.

É a aplicação direta da tecnologia como fator de eliminação de barreiras à comunicação e, por que não dizer, da entediante musiquinha ao esperar por atendimento telefônico.

Por que é melhor contratar uma contabilidade online?

São mais que conhecidas as vantagens do Simples Nacional, principalmente no que diz respeito à facilidade na apuração e pagamento de impostos, certo?

Depende. Embora o Simples seja, de fato, um regime tributário muito mais acessível, se comparado com o Lucro Real e o Presumido, na verdade, ele tem lá suas nuances. Uma delas é a divisão das alíquotas, que são progressivas conforme o faturamento da empresa aumenta.

Para aquelas que estão próximas do teto, que é de R$ 4,8 milhões, a tributação será mais pesada. Por outro lado, há casos em que também não compensa mudar de regime, então, o que fazer?

Esse é o tipo de questão que só profissionais contábeis podem solucionar da melhor forma. Portanto, a contabilidade online, para empresas do Simples, é não só a solução mais justa e econômica, mas talvez a única capaz de prestar assessoria a um custo não proibitivo. Com os Microempreendedores Individuais, a situação é muito parecida. Por mais que sua tributação seja bem simples de tratar, há aspectos estratégicos que devem receber a mesma atenção.

E se, para ME’s, o custo de uma assessoria contábil pode representar um peso no orçamento, para MEI’s, nem se fala. Felizmente, a contabilidade digital já está aí, como uma alternativa viável e a um preço compatível com a realidade de quem empreende sozinho. Ou melhor, quase sozinho, porque agora você tem o apoio dos contadores online!

O que considerar ao contratar um serviço de contabilidade online?

Até agora, você viu que, em muitos aspectos, a contabilidade pela web se diferencia da tradicional, com vantagens notórias para a modalidade digital. Entretanto, há coisas que permanecem as mesmas, tanto para as empresas mais antigas quanto para as modernas.

Nesse caso, falamos dos fatores a serem considerados antes de contratar. Independentemente da forma de atuar, nível de tecnologia aplicada e infraestrutura, o que pesa, em primeiro lugar, é a credibilidade. E engana-se quem pensa que esse importante quesito só pode ser avaliado quando a empresa tem muito tempo de mercado.

Hoje, além do tempo e experiência, conta muito a opinião dos clientes, sempre evidenciada online ou em fóruns especializados em contabilidade. Sendo assim, toda empresa, por mais jovem que seja, está muito mais exposta ao radar das pessoas. Por isso, não deixe de fazer uma boa pesquisa na internet antes de decidir pela sua parceira para tratar de sua contabilidade.

Ao longo deste artigo, você conheceu em detalhes o modo de funcionamento, vantagens e boas razões para contratar os serviços de contabilidade online. Nossa expectativa é de que o material seja útil para orientar suas decisões. Salve-o nos seus favoritos e consulte sempre que tiver dúvidas!

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